En este documento se describen los pasos que debe seguir un empadronador en el Portal Web Geoempadronamiento para crear una solicitud de empadronamiento o actualización de datos (modo presencial), para un ciudadano residente en territorio nacional o en el extranjero.
El "Portal Web Geoempadronamiento” tiene como objetivo facilitar a los empadronadores la gestión de las solicitudes de empadronamiento o actualización de datos de los ciudadanos guatemaltecos, tanto residentes en territorio nacional como en el extranjero
Inicio de sesión / Login: pantalla principal que verá el ciudadano al ingresar al sitio, si ya cuenta con un usuario podrá ingresar sus credenciales para así obtener el acceso al sitio.
Interfaz de Gestiones de Empadronamiento: Tablero que permite visualizar todas las solicitudes de empadronamiento provenientes de diferentes fuentes.
Nueva Solicitud de Empadronamiento o Actualización de Datos: Sección del Portal Web Geoempadronamiento en la que se puede consultar por CUI a un ciudadano, y generar una solicitud de empadronamiento o actualización de datos para ellos.
Formulario de Procesado de Solicitud: Formulario que permite verificar la información generada en una solicitud de empadronamiento o actualización de datos y procesarla para dar por terminado el proceso.
Consulta de datos a RENAP: En caso que no se muestre la información del ciudadano o se encuentre incompleta, se procese a solicitar la información correspondiente a RENAP a través de este formulario.
¶ Creación de Solicitud de Empadronamiento o Actualización de datos
El proceso de creación de solicitudes de empadronamiento o actualización de datos tiene como objetivo permitir a un empadronador la atención de un ciudadano (modo presencial) que desea realizar su empadronamiento por primera vez o actualizar su información, ya sea en territorio nacional o en territorio extranjero.
¶ Paso 1: Ingreso al portal web de Geoempadronamiento — Inicio de sesión
El sistema le mostrará una pantalla donde deberá dar clic al botón “Crear Solicitud”.
B). Continuar con la creación de la solicitud
Después de hacer clic en el botón “Crear Solicitud”, el sistema mostrará una nueva pantalla donde deberá continuar con el proceso de Nuevo Empadronamiento o Actualización de Datos.
¶Paso 4: Ingreso del Código Único de Identificación (CUI) del DPI
En la siguiente pantalla, ingrese el número de CUI del DPI del ciudadano que desea empadronarse o actualizar sus datos.
B) Verificación de datos del ciudadano
Presione la tecla “Enter” para que el sistema cargue la información correspondiente. Verifique que la fotografía, firma y los datos mostrados coincidan con los del ciudadano.
Una vez validada la información, haga clic en el botón “Siguiente” para continuar con el proceso.
NOTA : El sistema cuenta con validaciones que permiten identificar cuando un ciudadano no está apto para la creación de una solicitud de empadronamiento. Estas validaciones se basan en la información enviada por RENAP y, en caso de que el ciudadano ya esté empadronado, en los datos registrados en el Padrón Electoral. Si el ciudadano no cumple con los criterios establecidos, el sistema mostrará un mensaje de advertencia y, como resultado, no será posible crear la solicitud de empadronamiento mediante esta modalidad.
Una vez que seleccione el botón “Siguiente”, el sistema realizará automáticamente una búsqueda de posibles homónimos, utilizando los siguientes filtros predeterminados:
Primer nombre
Segundo nombre
Primer apellido
Segundo apellido
Fecha de nacimiento
Nota: En caso de que el empadronador tenga dudas sobre el resultado obtenido, puede volver a ejecutar la búsqueda ajustando los filtros disponibles. Para obtener una mayor cantidad de coincidencias, se recomienda reducir la cantidad de filtros, utilizando únicamente los nombres y apellidos, aprovechando la funcionalidad de búsqueda fonética implementada por el sistema.
El resultado de la búsqueda puede presentar dos escenarios:
Sin homónimos encontrados:
Si el sistema no identifica registros coincidentes, se considera que se trata de un nuevo empadronamiento. En este caso, se habilita el botón “Siguiente” para continuar con el proceso (paso 6).
2. Con homónimos encontrados:
Si el sistema encuentra uno o más registros homónimos para el ciudadano que realiza la gestión, el empadronador debe revisar detenidamente la información presentada y determinar si alguno de los registros corresponde al ciudadano.
En este escenario, el botón “Siguiente” permanecerá deshabilitado por defecto, con el fin de que el empadronador seleccione manualmente el registro correspondiente antes de continuar con el proceso.
¶5.1 Determinación del registro homónimo correspondiente:
Para confirmar si un registro corresponde al ciudadano atendido, además de la información visible en la tabla de homónimos, el empadronador puede hacer clic en el ícono “Previsualizar”.
Esta acción desplegará información adicional del ciudadano, como:
Dirección
Nombre completo
Datos de contacto
Entre otros
Estos datos adicionales permiten validar con mayor certeza la identidad del ciudadano antes de continuar con el proceso.
Una vez confirmada la coincidencia, el empadronador debe hacer clic en el ícono “Selección” para continuar con el procesamiento (paso 6).
Dado que la sección de homónimos tiene como propósito determinar si el ciudadano ya cuenta con un empadronamiento, durante las búsquedas realizadas pueden presentarse los siguientes casos:
Registros con estados no aptos para actualización
Si en el listado de homónimos retornados por el sistema se visualizan registros cuyo estado en el padrón no corresponde a alguno de los siguientes:
7: Copia de constancia de inscripción en proceso de archivo
9: Vigente
17: Incluido en el padrón electoral de ciudadanos guatemaltecos residentes en el extranjero
16: Excluido del padrón por estar registrado con cédula de vecindad
Entonces, el empadronador no podrá seleccionarlos para continuar con el procesamiento. Esto se debe a que el sistema no mostrará el ícono de selección, impidiendo así continuar con un registro no apto para actualización, como se muestra en la imagen siguiente.
2. Registro con CUI distinto al de la gestión
Si el empadronador intenta seleccionar un registro retornado como homónimo cuyo CUI es diferente al del ciudadano que está realizando la gestión, el sistema mostrará un mensaje indicando que no es posible completar la acción.
En caso de que el empadronador considere que el registro sí corresponde al ciudadano y se trata de una posible re asociación de CUI, deberá trasladar el caso a la Sección de Cambios y Reposiciones para su respectiva revisión y gestión conforme a los procedimientos establecidos.
3. Asociación del CUI (datos RENAP) a un registro en estado 16
Si durante la búsqueda de homónimos el sistema retorna un registro con estado 16 (excluido del padrón por estar registrado con cédula de vecindad), y el empadronador determina que dicho registro corresponde al ciudadano, puede seleccionarlo para continuar con el proceso.
En este caso, el sistema validará el tipo de trámite y mostrará un mensaje correspondiente según el escenario:
Si se trata de un nuevo empadronamiento:
El sistema mostrará un mensaje indicando que se procederá con la asociación del CUI (datos RENAP) al registro existente. El empadronador debe hacer clic en “Aceptar” para continuar con el proceso (Paso 6). Si no desea continuar, puede hacer clic en “Cerrar Ventana” para cancelar la acción.
Si se trata de una actualización:
El sistema mostrará un mensaje informando que no es posible realizar la asociación, debido a que el ciudadano ya cuenta con un registro en el padrón con el CUI (datos RENAP) a asociar.
En este caso, el empadronador puede:
Hacer clic en “Cerrar Ventana” para cancelar el proceso
Hacer clic en “Rechazar” para continuar con el procedimiento de rechazo de solicitud (ver Paso 10).
Paso 6: Ingreso o Actualización de Datos Complementarios:
En la siguiente pantalla, el sistema mostrará de forma automática los datos generales del ciudadano. Esta información no puede ser modificada, ya que proviene del registro oficial.
Nota: En caso de no contar con alguno de los siguientes datos, los únicos campos que pueden ser editados en esta sección son:
Departamento de vecindad
Municipio de vecindad
Profesión
A continuación, ingrese la ubicación geográfica de residencia del ciudadano:
Si el ciudadano reside en territorio nacional, ingrese los siguientes datos:
Departamento de residencia
Municipio de residencia
Comunidad de residencia
Dirección residencial (número de casa o lote, si aplica)
Zona (opcional)
Si el ciudadano reside fuera del país, será necesario indicar los siguientes datos:
Para finalizar con la solicitud, el empadronador puede, si lo considera necesario, registrar algún comentario en el campo de Observaciones. A continuación, Presione el botón “Siguiente” para continuar.
Luego de completar todos los campos requeridos en el formulario y hacer clic en “Siguiente”, el sistema mostrará un resumen general con los datos ingresados para su revisión final. Verifique cuidadosamente que toda la información sea correcta y esté debidamente registrada.
Si el empadronador determina que la solicitud debe ser rechazada por alguna razón, deberá desplazarse hasta el final de la pantalla y hacer clic en el botón “Rechazar”, lo cual iniciará el procedimiento de rechazo descrito en el Paso 10.
En caso contrario, deberá continuar con el procesamiento normal de la solicitud, conforme a lo indicado en el Paso 9.
En caso de considerarlo necesario, el empadronador puede incluir una observación adicional antes de continuar con el proceso.
¶Paso 9: Registro de firma electrónica y procesamiento
Para finalizar la gestión de la solicitud, el empadronador debe ingresar su contraseña personal de firma electrónica en el campo correspondiente.
Una vez ingresada la contraseña, haga clic en el botón “Procesar” para completar el trámite.
Si la contraseña es correcta:
El sistema mostrará un mensaje de confirmación indicando que la solicitud ha sido procesada exitosamente.
Generación de constancia de empadronamiento
De forma automática, el sistema generará un archivo en formato PDF con la constancia de empadronamiento (inscripción o actualizacion), en la cual se mostrarán los datos del ciudadano, incluyendo:
Número de empadronamiento
Centro de votación
Entre otros datos relevantes
Este archivo puede ser descargado y/o impreso, según sea necesario.
Si la contraseña es incorrecta:
El sistema mostrará un mensaje de notificación indicando que la contraseña ingresada no es válida. El empadronador deberá verificar la información e intentarlo nuevamente.
En caso de que la solicitud no pueda ser procesada, el empadronador debe realizar el rechazo desde la pantalla de verificación de información personal del ciudadano.
Para ello, debe completar los siguientes campos, con base en los catálogos disponibles en el sistema:
Finalización del rechazo de la solicitud
Una vez completados los campos requeridos para el rechazo —Catálogo Rechazo Ciudadano, Catálogo Rechazo Interno, Observación y Contraseña—, el empadronador debe revisar que la información ingresada sea correcta.
Luego, debe hacer clic en el botón “Rechazar Solicitud” para confirmar la acción.
En caso de no desear continuar con el rechazo, el empadronador puede hacer clic en el botón “Regresar” o “Cerrar” para cancelar la operación y volver a la pantalla anterior
El sistema procesará la solicitud de rechazo y mostrará un mensaje de confirmación indicando que la operación se ha realizado correctamente.
